Osoba zatrudniona na podstawie umowy na czas określony uczestniczy w rocznych studiach podyplomowych. Pracodawca pokrywa ich koszty w wysokości 50 proc. obowiązkowych opłat. Umowa o pracę z pracownikiem wygasa przed zakończeniem studiów. Czy pracodawca może żądać od pracownika zwrotu dokonanych na nie wydatków, jeżeli podwładny nie będzie chciał zawrzeć kolejnej umowy o pracę?

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 94 pkt 6 kodeksu pracy, dalej: k.p.). Podnoszenie kwalifikacji zawodowych oznacza przy tym zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

Zatrudnionemu, który podnosi kwalifikacje zawodowe, przysługuje urlop szkoleniowy oraz zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Są to świadczenia obligatoryjne pracodawcy.

Finansowanie przez pracodawcę

Pracodawca kierujący pracownika na naukę lub wyrażający na nią zgodę nie jest zobowiązany do finansowania kosztów zdobywania przez pracownika wykształcenia. Zgodnie jednak z art. 103³ k.p. może przyznać podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za naukę, przejazdy związane z udziałem w szkoleniu, podręczniki czy zakwaterowanie (są to świadczenia fakultatywne). Przepisy kodeksu pracy nie przewidują dokładnie, jakie koszty poniesione przez uczącego się pracownika mogą zostać pokryte przez pracodawcę, a tym samym zatrudniający ma w tym zakresie pełną dowolność.

Pracodawca i pracownik mogą, ale nie muszą, zawrzeć umowę regulującą ich prawa i obowiązki w związku z podnoszeniem przez zatrudnionego kwalifikacji zawodowych. Umowa musi być jednak zawarta, gdy pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do pozostania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji – czas ten zwany jest potocznie okresem odpracowania, który maksymalnie może trwać 3 lata po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji. Mając zaś na uwadze art. 103⁵ k.p. przewidujący możliwość domagania się przez pracodawcę zwrotu dodatkowych świadczeń, zamieszczanie takiego postanowienia w umowie ma sens tylko wtedy, gdy pracodawca zobowiązał się w niej do dodatkowych, fakultatywnych świadczeń, o których mowa w art. 103³ k.p.

Umowa powinna zatem określać przede wszystkim rodzaj podnoszonych kwalifikacji, świadczenia dodatkowe przysługujące pracownikowi oraz okres, jaki zatrudniony powinien przepracować po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji. Zwłaszcza te dwie ostatnie informacje są konieczne w umowie w sytuacji ewentualnego żądania przez pracodawcę zwrotu dodatkowych świadczeń na podstawie art. 103⁵ k.p., gdyż umożliwiają ustalenie dokładnej kwoty podlegającej zwrotowi.

Kiedy można żądać…

Pracodawca jest uprawniony do żądania zwrotu kosztów poniesionych na dokształcanie pracownika w sytuacji, gdy są spełnione trzy warunki:

• poniósł wydatki, które są związane ze świadczeniami fakultatywnymi,
• strony zawarły umowę szkoleniową zobowiązującą pracownika do przepracowania pewnego okresu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji lub w trakcie ich podnoszenia,
• zachodzą przesłanki wskazane w art. 103⁵p., tj.:
• pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podjął podnoszenia kwalifikacji albo je przerwał,
• pracodawca rozwiązał stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 k.p.) w trakcie szkolenia lub w okresie odpracowania,
• pracownik w trakcie szkolenia lub w okresie odpracowania rozwiązał stosunek pracy za wypowiedzeniem (z wyjątkiem wypowiedzenia z powodu mobbingu),
• pracownik w trakcie szkolenia lub w okresie odpracowania rozwiązał stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 k.p. (z winy pracodawcy) lub art. 94³p. (mobbing), mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

Zwrot kosztów przez pracownika dotyczy tylko dodatkowych świadczeń, które pracodawca może ponieść w myśl art. 103³ k.p. Zatrudniający nie może się domagać zwrotu kosztów świadczeń obowiązkowych, tj. wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy.

Ponadto umowa szkoleniowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika, niż przewidują to powyższe przepisy kodeksu pracy. Nie ma natomiast przeszkód, żeby uregulować w niej te kwestie korzystniej dla pracownika lub żeby pracodawca odstąpił od obciążania go zwrotem kosztów.

Co istotne, pracownik ma obowiązek zwrotu pracodawcy kosztów dodatkowych świadczeń w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Roszczenie o zwrot podlega trzyletniemu okresowi przedawnienia na podstawie art. 291 k.p.

…a kiedy nie

Artykuł 103⁵ k.p. zawiera zamknięty katalog przypadków, w których pracownik może zostać zobowiązany do zwrotu dodatkowych świadczeń poniesionych przez pracodawcę. Pracodawca nie może wobec tego domagać się zwrotu kosztów szkolenia w sytuacjach w nim niewymienionych, a więc przykładowo gdy umowa o pracę zostanie rozwiązana:

• na mocy porozumienia stron (bez względu na to, z czyjej inicjatywy to nastąpiło),
• przez pracodawcę za wypowiedzeniem (bez względu na przyczynę, a więc również gdy leży ona po stronie pracownika),
• przez pracodawcę bez zachowania okresu wypowiedzenia, bez winy pracownika (art. 53 k.p.),
• samoistnie, z chwilą nadejścia terminu, na który została zawarta,
• przez pracownika bez wypowiedzenia z powodu naruszenia przez pracodawcę wobec niego podstawowych obowiązków (art. 55 par. 1¹p.), a przyczyna jest rzeczywista,
• przez pracownika za wypowiedzeniem albo bez wypowiedzenia z powodu mobbingu (art. 94³p.),
• za 7-dniowym uprzedzeniem w przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę (art. 23¹ 4 k.p.).

Kolejna umowa

W przedstawionym na wstępie stanie faktycznym pracodawca nie jest uprawniony do żądania od pracownika zwrotu wydatków poniesionych na studia podyplomowe, gdyż nie zachodzą powyższe przesłanki warunkujące to w świetle kodeksu pracy. Wskazane okoliczności, tj. płacenie przez pracodawcę za studia podyplomowe, które trwają dłużej niż umowa o pracę, a także niezawarcie kolejnej umowy, nie stanowią podstaw do żądania zwrotu tych wydatków. Co więcej, sam fakt finansowania studiów podyplomowych nie uprawnia pracodawcy również do żądania zawarcia kolejnej umowy o pracę.

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, wydanie z dnia 12 maja 2016 (nr 91), Kadry i Płace